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同窓会個人情報保護方針

大分県立芸術文化短期大学同窓会(以下「本会」という)は、個人情報保護に関する法令およびその他の規則を遵守し、次の方針により本会会員(以下「会員」という)の 個人情報の保護に努めるものとする。

  • 定義
    この保護方針における「個人情報」とは、本会に所属する会員について本会が保有する次の情報をいう。

    (1)氏名(旧姓を含む)
    (2)卒業年次(期)、科
    (3)現住所(実家等の古い情報も含む)、電話番号(ファクシミリの番号を含む。)及び電子メールアドレス
    (4)勤務先の名称、住所、電話番号(ファクシミリの番号を含む。)、電子メールアドレス及び役職名
    (5)その他備考に所属する情報

  • 利用目的
    個人情報の利用は、大分県立芸術文化短期大学同窓会会則に定める目的と次に掲げる事業の範囲内で行うものとする。
    (1)会員名簿、同窓会報その他の刊行物の作成及び発送
    (2)ホームカミングデイ、その他同窓会行事等広報に関する通知
    (3)その他同窓会理事会が必要と認めた連絡事項の発送、発行に関する場合。
  • 第三者への提供本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人情報を第三者には提供しないものとする。
    (1)法令の基づく場合
    (2)その他本会の目的達成に必要な範囲内で、理事会が特に必要と認めた場合
  • 会員名簿の配布
    会員名簿は、次に掲げる者以外のものには配布しないものとする。
    (1)所定の手続きを採って発行・所持を認められた会員 、又は理事会が発行を検討・了承し、正式に大分県立芸術文化短期大学同窓会より発行された名簿を購入希望する会員
    (2)大分県立芸術文化短期大学大学長
    (3)大分県立芸術文化短期大学同窓会会長
    (4)その他本会理事会が特に必要と認めた者
  • 情報の管理
    本会が保有する個人情報の管理は次により行う。
    (1)本会に個人情報保護管理者 1 名を置き、本会の選任をもって充てる。
    (2)個人情報保護管理者は、個人情報の流失、盗難等の事故を防止するために必要な措置を講ずるものとする。
    (3)個人情報保護管理者は、本会事務局職員に対して個人情報保護の取扱いについて理解を深めさせ、個人情報の保護に関する意識の啓発を図るために必要な措置を講ずるものとする。
  • 業務の委託
    本会が個人情報を取り扱う事業の全部又は一部を外部に委託する場合には、委託先として個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講じている者を選定するものとし、その契約の締結に際しては、契約書に次に掲げる事項を書面により明らかにするものとする。
    (1)個人情報に関する秘密保持等の義務に関する事項
    (2)再委託の制限または条件に関する事項
    (3)個人情報の複製等の制限に関する事項
    (4)個人情報の漏えい、盗難等の事故が発生した場合において講ずべき措置に関する事項
    (5)契約満了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
    (6)違反した場合における契約解除その他必要な措置に関する事項
  • 登録情報の開示・訂正・利用停止等
    会員は、本会に対し自己に係る個人情報の開示、訂正、利用停止、消去又は第三者への提供の停止を請求することができる。
  • 事務
    個人情報の取扱いに係る事務は、本会事務局が行うものとする。


    なお、理事会においては、この方針が決定された後、次の事が承認されております。
    第3(第三者への提供)の(2)の「その他本会の目的達成に必要な範囲内で、理事会が特に必要と認めた場合」は、次に掲げる者から要請があった場合とする。
    ㈰大分県立芸術文化短期大学長
    ㈪大分県立芸術文化短期大学同窓会会長
    第4(会員名簿の配布)の(4)「その他本会理事会が特に必要と認めた者」は、次に掲げる者とする。
    ㈰会員が逝去した場合における、会員であった者の配偶者や親族(会員名簿の配布を希望し、取り扱いの規定を遵守する者に限る)。
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